卒業をしたその後の人生を大きく左右する就活。
少しでも条件の良い会社に入りたいのは誰しも同じです。
数多くの会社で入社試験を受け、挫折を味わうこともあるでしょう。
そんな挫折を少しでも味わわないため、やれることは全てやっておくべきです。
貪欲に内定を狙うために必要なことは何でしょうか？
今回はそのうちに一つ、面接後のお礼のメールについてお話します！
目次
そもそもお礼のメールは必要なのか
そもそも面接が終わった後のお礼のメールは必要なのでしょうか。
面接が終わった後のお礼メールは「送らなくてはいけない」、というわけではありません。
必須ではありませんが、メールを通じてお礼を伝えることで、面接結果を大きく左右する、というケースは少なくないようです。
つまり、答えは「Yes」です。
就活シーズンになると人事採用の担当者は非常に忙しくなります。
忙しい中で多くの面接をこなすため、「普通」であると印象に残らないことがあります。
そのため、少しでも印象付けたい場合は面接後にお礼メールを送りましょう。
社員数の少ないベンチャー企業などにおいては「熱意のある就活生」という印象を付けることができ、採用に近づきます。
内定に直結する可能性も十分にあり得ます。
お礼のメールは選考に有利になるのか
では、面接後のお礼メールは選考に有利に働くのでしょうか。
これは先ほどお伝えしたようにその通りです。
印象が物を言うのが面接です。
採用担当は学歴や経歴では判断せず、人柄・雰囲気まで細部にわたって選考を行います。
印象というものは就活において重要なファクターになるのです。
どんな時に出すのか
面接がうまくいかなかった時
まずは面接がうまくいかなかった時、そんな時にお礼のメールを出しましょう。
面接という非日常的な場面で緊張してしまい、本来備わっているはずの実力が出せなかった、
ということは就活において珍しいことではありません。
そんな時にお礼のメールを送れば人事採用担当の印象に残り、マイナスになっていた評価も改善できる可能性があるのです。
人事採用担当者に感謝を伝えたい時
人事採用担当に感謝を伝えたい時にもお礼メールを送りましょう。
人事採用担当は非常に忙しい就活シーズンの中で多くの応募者の面接を行っています。
そのため、急いで面接をした場合、お礼をしっかりと伝えられなくなる可能性があります。
そのような余裕が実際の面接でなかった時、お礼メールの出番になります。
お礼メールを利用すれば感謝をしっかりと人事採用担当に伝えることができます。
いつまでに出すべきか
面接のお礼メールの有用性は理解できたかと思います。
では、ここからは実際にメールを出すための手引を紹介していきます。
まずは、いつまでに出すべきかという問題です。
面接が終わった後数週間後にメールを送っても、人事採用担当からすれば
「いつ面接した応募者だろうか」
と、記憶に残っていないこともあります。
それを防ぐため、お礼のメールは面接が終わり次第できるだけ早く送りましょう。
遅くとも翌日の午前中まで、というのが基本です。
早めにお礼メールを送ることができれば採用する側からしても覚えている状態でメールを読むことができますし、印象付けることで記憶がはっきりします。
次に控える選考に臨む際に良い印象を持たれた状態でいたいのであれば、お礼メールを送ることは必須条件といえるでしょう。
押さえておくべきメールの基本
ではここからはお礼メールを送る際に抑えておくべき基本をお伝えします。
宛先は会社の採用担当者のメールアドレスに
まず、宛先は会社の採用担当者のメールアドレスにしましょう。
面接官のメールアドレスを知っているのであれば面接官に送れば手っ取り早いのですが、実際そうはいきません。
そのため、面接のお礼メールを送る宛先は採用担当者のメールアドレスに送信しましょう。
通常、採用担当者のメールアドレスは企業と学生との間の窓口のような役割を果たしています。
企業から送られてくるメールや採用ページに問い合わせ先として載っていることが多いため、まずはそのメールアドレスを探してみましょう。
内容がすぐに理解できる件名にする
社会人は1日に何通、何百通のメールを受信します。
就活シーズンの採用担当者ともなればその比ではないかもしれません。
そんなメールボックスの中に件名のよくわからないメールを送ってしまうと、見落とされてしまう可能性があります。
せっかくお礼メールを書き、送ったとしても読まれないのであれば元も子もありません。
どのような用件でメールを送ったのか、すぐに理解できるような件名を心がけてください。
宛名は正式な会社名・担当者名で
宛先はわかりましたが、宛名はどうすべきでしょうか。
メールの書き出しにはまず宛名を書く必要があります。
書き出しから本文を書くのはマナー違反です。
宛名にはメールを送る相手の正式な会社名・部署名、採用担当者の名前を正確に書きましょう。
宛名の例は以下の通りです。
〇〇株式会社
人事部 △△様
面接官の名前がわからない場合は「新卒採用担当者様」という宛名を使うようにしましょう。
署名を忘れない
署名はそのメールを書いたことを証明する重要なものです。
また、メールを受け取った相手がその後の連絡を取りやすくするためのものとして使われています。
就活をする際も、採用担当者にメールを送るときには本文の一番後に署名をするようにしてください。
署名の内容としては大学名、学部及び学科、名前、住所、メールアドレス、電話番号を書きましょう。
誤字脱字は厳禁！
誤字脱字があるメールはもってのほかです。
誤字や脱字に気付かないままお礼のメールを送ってしまうと、せっかく良い印象付けのために送ったのにも関わらず、逆に粗雑な印象を抱かれてしまうかもしれません。
そのようなことを防ぐためにも、誤字脱字には細心の注意を払うようにしましょう。
面接お礼メールで意識するべきポイント
ではここから、お礼メールで意識すべきポイントを紹介します。
返信不要であるということを伝える
採用担当者にとって、お礼メールは嬉しいものです。
しかし、そのようなメールがたくさん来てしまうと返信するのに負担がかかってしまいます。
そのため、採用担当者に負担をかけないためにも返信は不要である旨を伝えておきましょう。
この旨を書いておけばメールを送るこちら側としても、返信が来ないことに対するストレスが減るでしょう。
返信不要だということを伝える際には
「御多忙と存じますので、ご返信には及びません。」
といったような表現を利用しましょう。
このような表現を利用すれば柔らかな印象を与えることができるでしょう。
返信が来た場合、すぐにメールを返す
稀なことですが、採用担当者が面接のお礼メールに対して返信をしてくることがあります。
返信を受けた場合、そのまま放置するのではなく、再度それに対しての返信を送るようにしてください。
返信をくれたことに対してのお礼を述べることが最優先です。
返信の速度を意識することも必要になります。
返信のメールをもらった際にはその日のうちに返信をするのがベストです。
送信前にチェックすべきポイント
それでは、送信前にチェックすべきポイントを解説していきます。
シンプルな構成であること
お礼メールを書く際には読みやすいよう、改行をしっかり活用し、3〜5行程度ごとに行間を入れるようにしましょう。
お礼メールが長文だと熱意が伝わって好印象を与えることができる、というわけでは決してありません。
就活の面接後に送るお礼メールは、全体的にシンプルな構成にした方が良いです。
誤字脱字など、相手に失礼のないお礼メールを作ることも大切なポイントとなってきます。
お礼メールで感謝を伝えるために、メール上でのマナーには十分気をつけておきましょう。
感謝が伝わる内容であるかどうか
お礼のメールで重要なのは面接をしてもらったことに対する感謝を伝えることです。
感謝が伝わる内容でなくては意味がありません。
就活シーズンは忙しいであろう採用担当者の手間を考え、心遣いをしつつ感謝の気持ちを伝えることが重要です。
見やすいメールを心がけて
お礼メールの例
ここでは書き方がわからない、という人のためにお礼メールの例文を用意しました。
これを参考に、自分なりにアレンジしてみてください。
件名：【〇月〇日の面接のお礼】××大学の山田太郎です。
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日に面接のお時間をいただきました、
××大学の山田太郎と申します。
この度は、面接の機会をいただきまして、
誠にありがとうございました。
今回の面接を通じ、貴社で活躍するための心得をご教示頂くことができ、
非常に有意義な時間であったとともに、
貴社で働きたいという思いがさらに高まりました。
ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。
取り急ぎ、本日の面接のお礼を申し上げたく、ご連絡いたしました。
何卒よろしくお願いいたします。
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××大学 ××学部 ××学科
山田太郎（やまだたろう）
【住所】
【メールアドレス】
【携帯+自宅の電話番号】
正しい書き方を武器に、印象に残る就活生に
お礼メールを送ることで熱意や誠意を伝えることができ、面接官に印象を残しやすくなります。
お礼のメールを送ることで採用に一気に近づくこともあるので、ここまで紹介したポイントと例文を存分に利用し、きちんとした書き方を身につけましょう。
それが就活を戦う上での強力な武器になるかもしれません！